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郵便番号は、上2桁の数字が、特定の都道府県を指す仕組みになっています。
そして、上3桁や、上5桁の数字で管轄している郵便局が判別できるような仕組みになっています。
下何桁かの数字は特定の町域を指していますが、上3桁の数字で管轄する郵便局を指しているときは、4桁目から7桁目までの数字で大字などの町域を表し、上5桁の数字で管轄する郵便局を指しているときは、6桁目と7桁目の数字が町域を表すような仕組みになっています。
かつては、3桁や、5桁の数字だった郵便番号は、1998年に7桁の数字に変更されました。
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郵便物の区分け作業のオートメーション化をより一層進めることによって、将来的にも、できるだけ安い値段で、質が良く、安定している郵便サービス提供し続けることが目的となっています。
郵便番号は、特定の住所を、何桁かの数字に変換したものなため、郵便番号の桁の数が多くなると、郵便番号が持っている情報量も多くなることになります。
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7桁の郵便番号になることによって、町域だけでなく、大型のビルの階数まで表すことができるようになっています。
このことによって郵便局が仕分けをする手間が省ける上に、個人が手紙や、はがきを書くときに、市区町村名を宛先から省くことが可能になり、とても便利になっています。
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ただし、町域については宛先から省くことができないので注意する必要があります。
郵便番号は、郵便物を送る作業を効率化してくれていますが、大きな規模の団体など、郵便物が配達される件数が多い大口の事業所については1990年頃から大口事業所個別番号と呼ばれる郵便番号を割り振ることができるようになっています。
テレビ番組などでプレゼントの抽選などを行うときなどに大口事業所個別番号が割り振られていることがあるので非常に身近な存在です。
自分の会社に大口事業所個別番号を割り振ってもらうためには、基本的に1日あたりの第一種定形郵便物と、第二種郵便物が配達される件数が平均して50件以上あることが必要になります。
しかし、大口の事業所が多くて、大口事業所個別番号に使う郵便番号に余裕がない町域の場合は、50件よりも多い条件を設けている場合があります。
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自分の会社に大口事業所個別番号が割り振られれば、宛名と郵便番号だけで、全く住所を書かなくても、手紙や、はがきが届けられるようになるので、自分の会社に郵便物を送ってくれる取引先の方たちにとって非常に便利なサービスを提供できることになります。